Die Herausforderung
Ein Bauunternehmen, das an mehreren Standorten tätig ist, stand vor der Herausforderung, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen, Projektdaten zu synchronisieren und eine genaue Budgetplanung aufrechtzuerhalten. Die bestehenden manuellen Prozesse führten zu Inkonsistenzen, Verzögerungen und Schwierigkeiten bei der effektiven Überwachung der Projektzeitpläne. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die Zeiterfassung, Projektaktualisierungen und Budgetzuweisungen an beiden Standorten nahtlos synchronisieren konnte.
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Technologien
Datenbank & Frontend/Backend
Microsoft Access für die standortübergreifende Datenverwaltung und Synchronisation.
Wichtigste Ergebnisse
20%
Reduzierung des administrativen Aufwands
Die automatische Synchronisation von Zeiterfassung und Projektdaten machte die manuelle Dateneingabe und den Abgleich überflüssig.
20%
Schnellerer Projektabschluss
Eine verbesserte Planung und Überwachung ermöglichte eine effizientere Ressourcenzuweisung und minimierte Ausfallzeiten.
100%
Verbesserte Budgetgenauigkeit
Die Budgetverfolgung in Echtzeit reduzierte Kostenüberschreitungen und verbesserte die Finanzplanung für jedes Projekt.
🔄 Automatisierte Zeiterfassungssynchronisierung
Eine zentralisierte Microsoft Access-Datenbank erfasste und synchronisierte die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in Echtzeit an beiden Standorten. Dadurch wurde eine genaue Gehaltsabrechnung gewährleistet, die manuelle Dateneingabe reduziert und die Einhaltung der Arbeitsvorschriften gewährleistet.
📊 Konsolidierung von Projektdaten
Alle projektbezogenen Daten, einschließlich Fortschritt, Ressourcenzuweisung und Materialkosten, wurden dynamisch verknüpft und aktualisiert. Dadurch erhielten die Manager einen Überblick in Echtzeit, wodurch Inkonsistenzen und manuelle Abstimmungen vermieden wurden.
📆 Planung und Terminüberwachung in Echtzeit
Benutzerdefinierte Access-Berichte und automatische Benachrichtigungen verfolgten Meilensteine, Aufgabenabhängigkeiten und Abschlussstatus. Die Manager erhielten zeitnahe Benachrichtigungen, um Verzögerungen zu vermeiden und die Projekte im Zeitplan zu halten.
💡 Budgetplanung und Kostenkontrolle
Die integrierte Finanzverfolgung ermöglichte es den Managern, die Ausgaben anhand der Projektbudgets zu überwachen. Berichte in Echtzeit halfen dabei, die Kosten zu kontrollieren, Überschreitungen zu verhindern und eine effiziente Budgetzuweisung sicherzustellen.
🛠️ Standortübergreifende Datensynchronisierung
Ein integrierter Synchronisationsmechanismus stellte sicher, dass beide Standorte auf die neuesten Projektdaten zugriffen. Dadurch wurden redundante Dateneingaben vermieden, die Zusammenarbeit verbessert und alle Teams auf dem gleichen Stand gehalten.
📑 Individuell anpassbare Berichte für Stakeholder
Das System generierte Berichte über Arbeitszeiten, Budgeteinhaltung und Projektfortschritt. Diese Erkenntnisse halfen Projektmanagern, Buchhaltern und Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Transparenz zu wahren.
Durch die Implementierung eines auf Microsoft Access basierenden Zeiterfassungs- und Projektmanagementsystems rationalisierte das Bauunternehmen die Abläufe an mehreren Standorten, reduzierte den Verwaltungsaufwand um 20%, beschleunigte den Projektabschluss um 20% und verbesserte die Budgetgenauigkeit. Diese Lösung ermöglichte die nahtlose Synchronisation von Arbeitszeiten, Projekten und Finanzdaten, was zu einer effizienteren und kostengünstigeren Projektabwicklung führte.
